Politique de confidentialité

Dans le cadre de nos activités de recherche et de nos comités d’experts, nous traitons les renseignements nécessaires à la réalisation des mandats et à la mise en valeur de votre expertise.

Ces renseignements sont supprimés ou anonymisés dès que la fin visée est atteinte, selon la Politique de gouvernance des données du CERIU.

Nous traitons les renseignements nécessaires pour évaluer votre candidature et communiquer avec vous pendant le processus de dotation : CV, lettre de présentation, coordonnées, parcours scolaire, formations et références professionnelles. Les candidatures non retenues sont conservées au maximum pendant 12 mois puis détruites de façon sécuritaire.

Pour vous reconnaître et vous donner accès à nos plateformes, nous recueillons les renseignements suivants :

Nous conservons aussi les rôles et accès qui vous sont attribués ainsi que l’historique de vos acceptations des conditions d’utilisation (version, date et heure).

Si vous demandez un rôle de Gestionnaire ou de Répondant de votre organisation, nous conservons la mention de la vérification de votre désignation. Le document de preuve fourni, par exemple une lettre de la direction générale, est détruit dès la vérification faite.

Le CERIU utilise un système d’authentification unique : avec un seul compte, vous accédez à toutes nos plateformes. Lorsque vous accédez à une plateforme, le portail lui transmet seulement votre identifiant, votre nom, votre courriel, votre organisation et vos rôles. La connexion se fait sans mot de passe : un code de validation à usage unique est envoyé à votre adresse courriel. Nous ne conservons qu’une version chiffrée (hachée) de ce code, et personne au CERIU ne peut le voir.

Où sont vos renseignements. Le portail conserve votre identité, votre profil, vos rattachements et vos acceptations des conditions générales. Vos achats, vos formations et vos certifications sont conservés par le site du CERIU. Chaque plateforme conserve ce qui lui est propre, par exemple vos demandes d’accès, vos rôles sur les données et vos paramètres.

Données de session. Pour assurer un haut niveau de sécurité, certains renseignements ne sont pas stockés dans votre navigateur, mais sur nos serveurs, dans des sessions chiffrées.

Journaux de connexion. Nous enregistrons l’adresse IP, la date et l’heure des connexions et des demandes de code, ainsi que le type de navigateur, pour assurer la sécurité de votre compte et de nos plateformes.

Journal des actions. Les actions de gestion sont journalisées : demandes et acceptations de rattachement, attestations d’emploi, désignations, attributions et retraits de rôles, exportations de données par le soutien du CERIU. Ce journal ne peut être ni modifié ni effacé par les personnes qui y figurent.

Témoins de connexion. Nous utilisons des témoins (« cookies ») et des technologies de stockage local pour faire fonctionner nos sites, sécuriser vos sessions et, si vous y consentez, mémoriser vos préférences, mesurer l’audience et l’efficacité de nos publicités. Les témoins non essentiels sont désactivés par défaut : aucun d’eux n’est déposé, et aucun outil de suivi n’est chargé, tant que vous n’avez pas fait de choix.

Nos témoins sont regroupés en cinq catégories : nécessaires, fonctionnels, analytiques, publicitaires et autres. Ces catégories sont les mêmes sur toutes nos plateformes (site du CERIU, Inframunicipal et Résilience) ; seule la liste des témoins varie d’une plateforme à l’autre.

Témoins nécessaires

Ces témoins sont indispensables au fonctionnement du site et ne peuvent pas être désactivés. Ils sont indiqués « Requis » dans le panneau de gestion des témoins.

Témoins fonctionnels

Ces témoins mémorisent vos choix d’une visite à l’autre. Ils sont activés seulement si vous y consentez.

Témoins analytiques

Ces témoins nous aident à comprendre l’utilisation du site pour l’améliorer. Ils sont activés seulement si vous y consentez au moyen de notre panneau de gestion des témoins.

Témoins publicitaires

Ces témoins mesurent l’efficacité de nos campagnes publicitaires. Ils sont activés seulement si vous y consentez au moyen de notre panneau de gestion des témoins.

Autres témoins

Cette catégorie regroupe les témoins qui n’entrent dans aucune des catégories précédentes. Aucun témoin de ce type n’est utilisé à ce jour. Le cas échéant, ils seraient activés seulement si vous y consentez.

Lorsqu’ils sont activés, les témoins analytiques et publicitaires peuvent recueillir votre adresse IP, le type de navigateur et de système d’exploitation, les pages consultées, la durée de la visite, le site d’où vous venez et vos interactions avec la page. Ces outils sont fournis par des entreprises dont les serveurs sont situés hors du Québec (section 7).

Gérer vos choix

• Lors de votre première visite : un bandeau vous propose « Accepter tout », « Refuser tout » ou « Personnaliser ». Refuser est aussi simple qu’accepter : ces boutons ont la même importance visuelle.
• Par catégorie : le panneau de gestion des témoins vous permet d’accepter une catégorie et d’en refuser une autre. Il présente, pour chaque témoin, son nom, son domaine, sa durée et sa fin. Toutes les catégories non essentielles y sont désactivées par défaut.
• En tout temps : un lien permanent, en pied de page de nos sites, vous permet de rouvrir le panneau et de modifier vos choix. Si vous retirez votre consentement à une catégorie, ses témoins sont supprimés et les outils associés ne sont plus chargés.
• Preuve de vos choix : chaque choix est enregistré avec un identifiant de consentement unique, affiché dans le panneau, ainsi que la date et les catégories acceptées. Le lien « Demander mon dossier de consentement » vous permet d’obtenir l’historique de vos choix.
• Au moyen de votre navigateur : vous pouvez bloquer ou supprimer les témoins dans les réglages de Chrome, Firefox, Edge ou Safari.

La désactivation des témoins nécessaires peut vous empêcher d’accéder à votre compte ou à certaines fonctions du site.

Les paiements par carte de crédit sont traités par la plateforme sécurisée Square.

Nous conservons les factures et les renseignements de transaction pendant 6 ans, comme l’exigent les lois fiscales.

Lorsque vous vous abonnez à l’une de nos publications, nous recueillons votre prénom, votre nom et votre courriel, la preuve de votre consentement ainsi que les dates de votre inscription et de votre désabonnement. Vous choisissez les publications qui vous intéressent.

Pour l’envoi de nos infolettres, vos renseignements sont communiqués à Mailchimp, notre fournisseur d’envoi de courriels, dont les serveurs sont situés aux États-Unis (section 7). Chaque courriel contient un lien de désabonnement, et vous pouvez mettre à jour votre profil d’abonné en tout temps au moyen des liens fournis dans nos envois.

Lorsque vous achetez une publication ou vous inscrivez à une formation ou à un événement, nous recueillons les renseignements nécessaires pour traiter votre commande et vous facturer.

Les paiements électroniques sont traités par la plateforme sécurisée PayPal. Vos informations de carte de crédit sont chiffrées et ne transitent pas par nos serveurs. Nous conservons les factures et les renseignements de transaction pendant 6 ans, comme l’exigent les lois fiscales.

Certaines formations ne demandent que vos renseignements de base. D’autres, comme les certifications professionnelles ou les formations financées par des programmes externes, en demandent davantage. Selon la formation choisie, nous pouvons vous demander :

• Identification : nom, prénom, courriel utilisé pendant la formation (qui peut différer de celui de votre compte) et numéro de téléphone, utile en cas de problème technique ou d’urgence ;
• Organisation : nom de votre organisation, fonction et, au besoin, département ;
• Inscription : formation ou certification choisie, modalités administratives et adresse postale pour l’envoi du matériel ou d’une carte de certification ;
• Certifications CERIU-NASSCO (PACP, LACP, MACP, par exemple) : une photo pour produire votre carte de certification ou vérifier votre identité aux examens, et un numéro de certification valide lorsqu’un préalable est exigé.

Pour produire votre carte de certification, certains de ces renseignements sont transmis à NASSCO, aux États-Unis (section 7).

Formations financées par des partenaires. Nous recueillons parfois, sous l’autorité du partenaire du programme, votre nom, votre courriel, des renseignements sur votre municipalité ou organisation (nom, province ou territoire, type) et votre niveau d’emploi. Une partie de ces renseignements peut être transmise au partenaire, selon l’accord de financement. Ils servent à produire les rapports exigés, à évaluer le programme et à comprendre la diversité des participants, et sont analysés sous forme agrégée.

Renseignements facultatifs pour le formateur. Pour adapter la formation, vous pouvez choisir de nous indiquer vos titres professionnels, votre fonction, votre domaine d’activité ou d’autres renseignements utiles. Ces renseignements sont facultatifs et confidentiels.

Nous affichons clairement ces exigences au moment de l’inscription.

Les renseignements sur la santé et l’accessibilité sont fournis seulement si vous le souhaitez, utilisés seulement pour l’événement et détruits 30 jours après celui-ci.

Le CERIU utilise des services infonuagiques sécurisés, comme Microsoft Teams, OneDrive et SharePoint, pour collaborer et partager des documents avec vous. Le fournisseur enregistre alors votre adresse IP, la date et l’heure de consultation ainsi que des jetons de connexion, afin de confirmer que la personne qui accède au document est autorisée et de prévenir les accès non autorisés. Notre équipe technique ne consulte ces renseignements qu’en cas de besoin lié à la sécurité ou au soutien. Si nous vous invitons dans un espace de travail, un compte invité est créé à votre nom (nom et adresse courriel) dans l’annuaire Microsoft du CERIU, hébergé aux États-Unis (section 7).

Nous privilégions l’anonymat. Si votre identification est utile, nous vous demandons votre consentement explicite. Les résultats sont présentés sous forme agrégée.

Si vous nous transmettez d’autres renseignements de votre propre initiative, nous les utilisons seulement pour la fin pour laquelle vous les avez fournis.

Seules les personnes autorisées du CERIU ont accès à vos renseignements, et seulement lorsque c’est nécessaire à leurs fonctions ou pour respecter nos obligations légales.

Si votre compte est rattaché à une organisation, son Répondant voit votre nom, votre adresse courriel professionnelle et votre fonction, afin de confirmer votre rattachement et de le reconfirmer chaque année. Dans chaque plateforme, les Gestionnaires de votre organisation voient aussi les rôles qui vous sont attribués sur ses données.

Nous faisons appel à des fournisseurs pour certaines activités, par exemple :

• l’hébergement et les services infonuagiques (Microsoft Azure, au Québec) ;
• la conception, le développement et le soutien de nos plateformes ;
• l’envoi des courriels (Mailchimp) ;
• l’envoi des courriels du portail, comme les codes de connexion ;
• le traitement des paiements (Square, PayPal et Stripe) ;
• la mesure d’audience (Google Analytics) et la publicité en ligne (Google Ads, Meta, LinkedIn), si vous y consentez.

Ces fournisseurs accèdent à vos renseignements seulement dans la mesure nécessaire au mandat que nous leur confions. Par exemple, notre fournisseur d’hébergement a accès aux données stockées sur ses serveurs pour assurer le fonctionnement du service. Nous encadrons ces mandats par des ententes écrites qui prévoient des mesures de protection et de confidentialité.

Pour certaines formations, nous transmettons des renseignements à un partenaire, comme la Fédération canadienne des municipalités (FCM) ou NASSCO, selon ce qui est décrit à la section 3.6.

Dans certaines circonstances, la loi peut nous permettre ou nous obliger à communiquer vos renseignements à d’autres personnes, par exemple à la suite d’une ordonnance d’un tribunal.

Nous pouvons communiquer vos renseignements à d’autres tiers si vous y consentez expressément. Nous vous indiquons alors clairement à qui ils seront communiqués et pourquoi.